Rejestracja czasu pracy (system rcp)– czytniki, biometria, karty zbliżeniowe.
System rejestracji czasu pracy (rcp) to rozwiązania powszechnie stosowane zarówno
w firmach prywatnych, jak i urzędach administracji państwowej. Poza systemami kadrowo-płacowymi
są istotnym narzędziem wspomagającym zarządzanie firmą. Czas pracy, długość dobowych
odpoczynków, praca ponad czas normatywny są ściśle regulowane w przepisach, zarówno
krajowych jak i unijnych. Kontrolą, na ile przepisy są przestrzegane, zajmują się
powołane do tego urzędy i instytucje: Państwowa Inspekcja Pracy, Inspekcja Transportu
Drogowego. Przepisy odnośnie norm czasu pracy obowiązują wszystkich zatrudnionych
na stanowiskach niekierowniczych i zgodnie z obowiązującym prawem, każdy pracodawca
ma obowiązek prowadzić ewidencje czasu pracy. Mimo różnic pomiędzy rozliczaniem
czasu pracy wynikających z wielkości etatu, rodzaju służby, charakteru wykonywanej
pracy, w szczególności np.: kierowcy, to jednak zasady rozliczania i ewidencji czasu
pracy są identyczne. Inną rolą systemów rcp jest dyscyplinowanie załogi. O ile programy
kadrowo-płacowe to niezwykle ważne aplikacje wspomagające zarządzanie firmą, o tyle
systemy rcp to aplikacje powiązane z urządzeniami i to czyni je interesującymi z
punktu widzenia nie tylko inżynierskiego.
Rejestratory rcp (czytniki rcp, zegary czasu pracy)
System rejestracji czasu pracy to zasadniczo trzy elementy: urządzenia rejestrujące
początek i koniec pracy, przerwy, wyjścia prywatne, identyfikatory pracowników,
oprogramowanie. Urządzenia rejestrujące zwane potocznie czytnikami rcp to elektroniczne
urządzenia posiadające pamięć, w której przechowywane są zarejestrowane zdarzenia,
zwykle od 12 000 wzwyż. Kolejnym ważnym elementem budowy czytników jest zegar wskazujący
aktualny czas, przyciski umożliwiające zmianę trybu rejestracji np.: z wejścia na
wyjście, wyjście służbowe. Większość dostępnych czytników nie różni się między sobą
budową, a jedynie wzornictwem, wielkością pamięci, wielkością i rodzajem wyświetlacza,
sposobem podłączenia do komputera (bezpośrednio do komputera lub poprzez sieć LAN),
rodzajem środka identyfikującego pracownika - identyfikatora.
Identyfikatory rcp (karty zbliżeniowe)
Około 10 lat temu niezwykle popularne stawały się karty elektroniczne z chipem,
potocznie zwane kartami chipowymi (więcej na temat kart: http://www.polman-software.com.pl).
Powstające wówczas urządzenia kontroli dostępu, rejestracji czasu pracy opierały
się właśnie na takich kartach. Pojemność pamięci kart elektronicznych oraz stopień
ochrony danych, jaki gwarantowały, praktycznie uniemożliwiało podrobienie, czy skopiowanie
karty, a to z kolei czyniło z nich idealne rozwiązanie jako identyfikator pracownika.
Szybko więc zaczęły wypierać popularne karty magnetyczne – mało odporne na uszkodzenia,
łatwe do skopiowania. Mimo wielu zalet nie zyskały popularności – urządzenia były
zawodne, szybko się zużywały elementy stykowe - kontakty, zapewniające połączenie
pomiędzy kartą, a elektroniką. Często też nie sprawdzały się w środowisku zapylenia
i kurzu, które powodowały uszkodzenia kontaktów w rejestratorze, a przecież na halach
produkcyjnych nie zawsze panują sterylne warunki. Dlatego gdy pojawiły się karty
elektroniczne zbliżeniowe szybko zastąpiły one karty magnetyczne i elektroniczne
z chipem. Zastosowanie kart zbliżeniowych wyklucza praktycznie awarie mechaniczne
czytników. Urządzenia stały się bezawaryjne. Rejestracja nie wymaga kontaktu karty
z czytnikiem. Sama rejestracja jest prostsza – nie wymaga precyzyjnego trafienia
w szczelinę na kartę, szybsza, równie pewna, jak w przypadku poprzednich rodzajów
identyfikatorów. Urządzenia opierające się na kartach zbliżeniowych są obecnie najczęściej
stosowane i nic nie wskazuje, że ta tendencja się zmieni w krótkim czasie. W krótkim
czasie może nie, jednak w przyszłości podstawowym identyfikatorem będzie palec,
w szczególności linie papilarne. Urządzenia na linie papilarne, czytniki biometryczne,
są już dostępne. Ceną nie odbiegają od tradycyjnych na karty zbliżeniowe, jednak
trudno powiedzieć , że stanowią już groźną konkurencję. Przede wszystkim proporcjonalnie
do ceny rośnie precyzja i niezawodność w odczycie linii papilarnych. Tańsze rozwiązania
mają sporadycznie kłopot z rozpoznaniem właściciela palca, jednak nie jest to regułą
i należy przyjąć to jako cechę tego typu rozwiązania, a nie wadę. Należy się liczyć
z kilkukrotnym przyłożeniem palca do skanera w celu identyfikacji. Innym zupełnie
niezależnym czynnikiem powstrzymującym wzrost zastosowań czytników biometrycznych
jest niejednoznaczna sytuacja prawna – uprawnienia do zbierania i przechowywania
odcisków palca pracowników. Wielu potencjalnych użytkowników rezygnuje z wygody
i obniżenia kosztów poprzez rezygnacje z wydatku na karty, właśnie ze względu na
niejednoznaczny prawnie charakter identyfikacji jak i stanowisko załogi , często
przeciwnej „zbieraniu odcisków palców”. Trzeba jednak dodać, że większość znanych
urządzeń biometrycznych zapisuje dane biometryczne w pamięci nie umożliwiając użytkownikom
zapisania danych „na zewnątrz”, jednak trzeba też pamiętać zawsze o możliwości istnienia
„tylnych drzwi”.
Oprogramowanie rejestracji czasu pracy
Po zarejestrowaniu zdarzenia wejścia i wyjścia do firmy czytnik przechowuje te informacje
tak długo, dopóki odpowiednie oprogramowanie nie pobierze tych danych z pamięci
i nie zapisze na dysku komputera. O ile wybór czytnika, czy identyfikatora to kwestia
wyboru pomiędzy ceną urządzeń, wzornictwem, ceną i rodzajem identyfikatorów, o tyle
oprogramowanie rejestracji czasu pracy jest najważniejszym elementem całego systemu.
Od niego bowiem zależy, czy zapamiętane zdarzenia zostaną prawidłowo przeliczone,
uwzględniając wszystkie warunki określone w przepisach, ale co czasem najważniejsze
– określone również regulaminami obowiązującymi w zakładach pracy. Cechą dobrego
programu jest dostarczenie wystarczającej ilości funkcji umożliwiających rozliczenie
czasu pracy, nadgodzin, pracy w nocy, dni wolne od pracy, zgodnie z wolą użytkownika,
ale opierając się na obowiązujących przepisach. Zastosowanie takiego systemu często
może prowadzić do zaskakujących odkryć dokonywanych przez użytkowników. Najczęściej
spotykanym jest fakt, iż nie przestrzega się obowiązkowych przerw w pracy i zapomina
o zasadzie dobowego rozliczania czasu pracy. Zwykle pracownicy pracujący na pierwszą
zmianę, w zastępstwie lub w wyniku źle zaplanowanej pracy przychodzą na nocną zmianę,
co użytkownik uświadamia sobie dopiero gdy program przedstawi mu to np. w formie
nadgodzin. Do tej pory na podstawie podpisanych list nikt nie był świadomy takiego
stanu rzeczy, bądź uważane to było za zjawisko sporadyczne, a w rzeczywistości staje
się zmorą działów kadr. Wiele programów gubi się w rozliczeniach, najczęściej jeśli
pracownik wchodził i wychodził z pracy na przełomie doby, traktując to jak pracę
w ciągu dwóch dni, co przecież nie zawsze jest zgodne z prawdą. Innym błędem jest
nieprawidłowe wyliczanie czasu pracy bez uwzględnienia dobowego wymiaru pracy. Przykładem
programu, który z powodzeniem może być stosowany zarówno w dużych firmach jak i
zatrudniających niewielu pracowników jest RcpAccessNet+. W oparciu o wcześniej zdefiniowane
kalendarze, w których określono dni robocze i wolne program potrafi wyliczyć bezbłędnie
czas pracy, nadgodziny, czas pracy w nocy i inne wymagane przepisami parametry pracy.
Program potrafi domyślić się, na którą godzinę miała zaplanowaną prace osoba przychodzący
do pracy i odpowiednio rozliczyć czas pracy wg reguł obowiązujących w zakładzie
pracy – wykazać nadgodziny, bądź nie, zaliczyć wcześniejsze wejście lub nie, zaliczyć
do czasu pracy późniejsze wyjście, uznać za odpracowanie itd. Ciekawe rozwiązanie
aplikacji umożliwiającej rozliczanie czasu pracy można znaleźć na http://www.czaspracy.pl.
Udostępniona internetowa aplikacja rcp ma wszelkie cechy programu okienkowego odnośnie
funkcjonalności, ale niesie ze sobą dodatkowe, interesujące możliwości.
Internetowe aplikacje rcp
Do tej pory producenci systemów rcp oferowali aplikacje głównie dla Windows. Dla
Linux praktycznie nie istniały. Mimo, że trudno znaleźć program niepracujący w sieci,
to zastosowanie zwykłych programów w sieci WAN jest dość kłopotliwe. Innym zwykle
trudno rozwiązywalnym problemem jest udostępnienie do wglądu informacji o czasie
pracy pracownikom – ze względu na ograniczenie licencją aplikacji, zastosowanego
serwera baz danych, umożliwienie centralnego rozliczenia i zaplanowania czasu pracy
firmie z wieloma oddziałami, bez połączenia LAN. Aplikacja dostępna przez Internet
rozwiązuje wszystkie wyżej wspomniane problemy. Aplikacja RcpAccessWeb+ w zamierzeniu
producenta ma być darmowa, potencjalny użytkownik powinien jedynie zakupić czytniki
rcp. Rozwiązanie idealne dla małych firm – stale aktualizowane, darmowe oprogramowanie,
działające bez potrzeby instalacji, dostęp z dowolnej lokalizacji, bądź dla dużych
firm – jako zdalna kontrola pracy w oddziałach. Po krótkim okresie bumu internetowego,
kiedy to starano się przenieść każdą aplikacje okienkową do sieci i równie szybkiego
odejścia od tych idei, znowu pojawia się, zapoczątkowana przez Googla, tendencja
do zagospodarowania Internetu dla potrzeb programów biurowych. Innym ciekawym zastosowaniem
jest umożliwienie firmom HR zdalnego dostępu do danych o czasie pracy pracowników,
bez potrzeby dojazdów i lokalnego rozliczania. Daje to możliwość rozszerzenia usług,
nie tylko ograniczając się do lokalnego klienta, ale również zlokalizowanego w dowolnym
rejonie kraju. Rozwiązanie jest samo w sobie innowacyjne i jak na razie nie spotyka
się podobnych rozwiązań, stąd warto zapoznać się z nim bliżej.
Wdrożenie systemów: rejestracja i ewidencja czasu pracy
Systemy rejestracji czasu pracy mogą być tak samo nieskuteczne jak papierowe listy,
lub utrapieniem użytkowników. Wszystko zależy od stopnia zdyscyplinowania załogi
i ustalonych wraz z uruchomieniem systemu regulaminów. Nawet najlepszy system rcp
nie będzie spełniał swoich zadań jeśli pracownicy nie będą rejestrować wejść i wyjść.
Sytuacje takie mają często miejsce gdy pracownicy spóźniają się lub wychodzą za
wcześnie. Aby ukryć ten fakt zwyczajnie nie są rejestrowane wejścia lub wyjścia.
Dobry regulamin określający konsekwencje takiego zachowania pomoże wyeliminować
takie przypadki. Jest to istotne, ponieważ, aby policzyć czas należy mieć godzinę
wyjścia i godzinę wejścia, różnica obydwu jest dopiero wynikiem do dalszej obróbki.
Jeśli któregoś zdarzenia brakuje niemożliwe jest dalsze rozliczenie. W tej sytuacji
użytkownik może uzupełnić brakujące zdarzenie, jednak gdy załoga liczy 200 osób,
każda raz w miesiącu zapomni zarejestrować wejście, to system, który miał przyspieszyć
i pomóc w pracy, nagle staje się narzędziem pochłaniającym więcej czasu, niż zakładano.
Staje się utrapieniem. Dlatego wraz z systemem należy wprowadzić regulaminy jasno
określające konsekwencje braku rejestracji, w których pracownik powinien zdawać
sobie sprawę, że czasem lepiej mieć spóźnienie, niż np. nieobecność nieusprawiedliwioną.
Oczywiście są sytuacje losowe, te również należy uwzględnić – zgubienie, uszkodzenie
karty itp.
Perspektywy i rozwój
Z pewnością pamiętają Państwo ręczne karty zegarowe. Jeszcze do niedawna spotykane
w zakładach pracy. Rozwój elektroniki, upowszechnienie Internetu zwiększają pola
rozwoju również systemów rcp. Pojemność pamięci czytników jest już tak duża, że
z praktycznego punktu widzenia dalsze zwiększanie nie ma sensu, ponieważ i tak w
większości firm nie jest w całości wykorzystywana. Szybka wymiana identyfikatorów
z magnetycznych, na chipowe i obecnie zbliżeniowe, jest efektem widocznego w ciągu
ostatnich 10 lat szybkiego tempa rozwoju elektroniki. Technologie biometryczne,
niedawno praktycznie niedostępne lub osiągalne, ale za bardzo wysoką cenę, traktowane
były jako technologiczne gadżety. Obecnie znalazły zastosowanie i wkrótce będą stanowiły
konkurencje dla urządzeń na karty zbliżeniowe. Łatwy dostęp do Internetu, rozwój
firm, tworzenie oddziałów w innych miastach, tworzenie filii firm zagranicznych
w Polsce, to z kolei generuje potrzeby dostępu do danych poprzez Internet, zdalnego
zarządzania, możliwości zbierania danych ze zdalnych lokalizacji itp. Proste zdawałoby
się systemy rejestracji czasu pracy stają się polem technologicznych wyścigów i
stałego wzrostu zaangażowania technologii z innych dziedzin techniki, pozornie ze
sobą i rejestracją czasu pracy nie związaną. Mając na uwadze ogromne zmiany w ciągu
10 ostatnich lat, z ciekawością należy patrzeć w przyszłość, bo z pewnością będzie
się dużo zmieniać.
Autor jest specjalistą ds. wdrożeń i oprogramowania firmie Polman-Software